Единый цифровой контур управления. Автоматизация ОРД в федеральной сети
Заказчик — производственная компания, лидер российской реабилитационной индустрии и протезно-ортопедической отрасли.
Компания обладает сетью региональных представительств, охватывающей всю территорию России — от западных границ до Дальнего Востока. Управление таким количеством территориально удаленных подразделений требовало создания единого цифрового фундамента для административного взаимодействия.
Компания обладает сетью региональных представительств, охватывающей всю территорию России — от западных границ до Дальнего Востока. Управление таким количеством территориально удаленных подразделений требовало создания единого цифрового фундамента для административного взаимодействия.
Вызовы проекта
До старта трансформации процессы организационно-распорядительного документооборота (ОРД) были выстроены только для головной компании, что создавало серьезные операционные риски:
- Проблема «потерянных» писем: Распоряжения передавались по email, могли быть не замечены или утеряны.
- Искажение команд: При передаче директив ГК вниз по цепочке — от филиала к конкретным отделам и сотрудникам — терялся первоначальный смысл распоряжений или затягивались сроки каскадирования задач.
- Отсутствие сквозного контроля: Руководство холдинга видело только факт отправки письма, но не могло оценить реальную исполнительскую дисциплину на местах.
Решение от ЕСМ-Консалтинг
Интегратор реализовал проект по созданию централизованной системы управления документами на базе платформы «Авандок». Проект получил рабочее название «Единый цифровой контур управления».
Ключевой задачей стала автоматизация сложной иерархии распоряжений. В СЭД была выстроена логика матрешки, где каждый нижестоящий документ неразрывно связан с вышестоящим:
1. Регистрация в ГК: Распоряжения головной компании фиксируются в единой системе как исходящие директивы.
2. Трансляция на филиалы: Директивы автоматически направляются в личные кабинеты руководителей региональной сети.
3. Каскадирование: Получив распоряжение от ГК, руководитель филиала использует его как основание для выпуска собственных приказов по своим подразделениям и сотрудникам прямо внутри системы. Все дочерние документы наследуют сроки и ответственных материнской задачи.
4. Контроль исполнения: Статус выполнения поручения прозрачен на всех уровнях — руководство ГК видит общую картину прохождения команд через все звенья вплоть до исполнителя.
На данный момент единое информационное пространство развернуто для 500 пользователей. Платформа внедрена в головном офисе и во всей сети ключевых региональных центров. Архитектура решения позволяет заказчику в кратчайшие сроки масштабировать систему до 5 000 пользователей, подключив производственные площадки и вспомогательные службы без дополнительных затрат на доработку системы.
Ключевой задачей стала автоматизация сложной иерархии распоряжений. В СЭД была выстроена логика матрешки, где каждый нижестоящий документ неразрывно связан с вышестоящим:
1. Регистрация в ГК: Распоряжения головной компании фиксируются в единой системе как исходящие директивы.
2. Трансляция на филиалы: Директивы автоматически направляются в личные кабинеты руководителей региональной сети.
3. Каскадирование: Получив распоряжение от ГК, руководитель филиала использует его как основание для выпуска собственных приказов по своим подразделениям и сотрудникам прямо внутри системы. Все дочерние документы наследуют сроки и ответственных материнской задачи.
4. Контроль исполнения: Статус выполнения поручения прозрачен на всех уровнях — руководство ГК видит общую картину прохождения команд через все звенья вплоть до исполнителя.
На данный момент единое информационное пространство развернуто для 500 пользователей. Платформа внедрена в головном офисе и во всей сети ключевых региональных центров. Архитектура решения позволяет заказчику в кратчайшие сроки масштабировать систему до 5 000 пользователей, подключив производственные площадки и вспомогательные службы без дополнительных затрат на доработку системы.
Результаты внедрения
- Скорость доведения решений: Время трансляции управленческих команд от руководства холдинга до исполнителей в регионах изменилось с нескольких дней до нескольких секунд.
- Юридическая чистота: Благодаря использованию электронной подписи, весь внутренний оборот имеет полную юридическую значимость.
- Управление исполнительской дисциплиной: Система автоматически подсвечивает просрочки на любом этапе — будь то ознакомление директора филиала или выполнение задачи мастером цеха.
- Стандартизация: Несмотря на географическую распределенность, вся сеть начала работать по единому стандарту корпоративного управления, заданному в системе «Авандок».
Мы готовы подробнее обсудить ваши потребности и предложить наилучшее решение
Оставьте свои контактные данные и мы свяжемся с вами