ВАШ БРАУЗЕР УСТАРЕЛ
Для того, чтобы использовать все возможности сайта,
скачайте и установите один из новых браузеров:
Санкт-Петербург
+7 (812) 383-52-01
info@ecm-consulting.ru
Санкт-Петербург
+7 (812) 383-52-01
Поиск
Архив организации

Система автоматизации архивного делопроизводства. Система предназначена для автоматизации деятельности архивного подразделения предприятия в части: формирования архивных дел, номенклатуры дел, учета, связи с бумажным архивом, инвентаризации, контроля сроков хранения, и т.д.

Система «Архив организации» автоматизирует следующих функций:

  • комплектование, учет и хранение документов, образующихся в ходе деятельности организации, в соответствии с установленными для них сроками хранения;
  • автоматический перевод оперативных документов в архив по заранее определенным правилам;
  • использование документов архива с соблюдением установленного режима доступа к ним на основе существующих регламентов;
  • автоматизация процессов согласования предоставления доступа к документам архива по обращению пользователя;
  • автоматизация процессов выписки документов из архива;
  • поиск на основании данных карточек документов и полнотекстовый поиск с учетом прав доступа;
  • ведение журнала аудита обращений пользователей к архивным документам.

Система предоставляет пользователям следующие возможности:

для руководителей и сотрудников организации:

  • возможность быстрого поиска документов и дел, находящихся в архиве организации, ознакомление с ними в электронном виде без необходимости получения бумажных подлинников;
  • если необходимо получение бумажных подлинников – возможность быстрого получения документов, благодаря наличию точной информации об их наличии и местонахождении, а также возможности согласования заявки на выдачу дел в рамках системы;

для работников архива организации:

  • подготовка перечня номенклатурных дел организации как централизованно, так и с возможностью частичной или полной передачи этой функции ответственным в структурных подразделениях, возможность полного или частичного копирования существующих номенклатур дел во вновь создаваемую;
  • формирование документа «Номенклатура дел организации» на основании подготовленного списка номенклатурных дел;
  • возможность формирования описей дел и актов в автоматическом режиме, с использованием имеющейся в системе информации;
  • возможность отслеживания местонахождения документов (помещение, стеллаж, полка) в архиве организации и составления соответствующих отчетов;
  • возможность ввода и оперативного получения информации о выданных на руки номенклатурных делах;

для ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях:

  • подготовка перечня номенклатурных дел подразделения, возможность редактирования номенклатуры дел подразделения в течение года;
  • формирование документа «Номенклатура дел структурного подразделения организации» на основании данных, введенных в систему;
  • возможность формирования дел (помещения документов в дела, перемещения документов между номенклатурными делами);

возможность формирования акта приема-передачи дел в архив организации и акта о выделении дел к уничтожению на основании данных, имеющихся в системе.

Системы не заменяют бумажного документооборота, их цель – сократить движение бумажных документов до необходимого минимума и стать при этом единой контролируемой средой прохождения документов, уменьшить сроки прохождения документов, оптимизировать порядок и сроки получения различных отчетов.

Перед установкой и запуском у заказчика решение обязательно настраивается и дорабатывается в соответствии с конкретными требованиями. При этом заложенные в платформу и данное решение общие механизмы позволят сделать это с минимальными трудозатратами